Що таке факсиміле? На яких документах можна ставити факсимільний підпис?

Що таке факсиміле? Відразу потрібно сказати про те, що це штамп з точним відтворенням підпису уповноваженої особи, який досить широко використовується у документообігу організацій. Він просто незамінний в тій ситуації, коли керівника немає на місці і потрібно терміново поставити його підпис на певних документах. Детальніше про все це дізнаєтеся в процесі прочитання цієї статті.

Визначення

Що таке факсиміле? Це дуже цікаве питання, відповідь на який знають, звичайно ж, не все. Закон не містить поняття факсиміле, тим не менш зазначений термін використовується у господарській діяльності багатьох підприємств.

Факсиміле – це штамп, на якому в дзеркальному відображенні розташована підпис відповідальної особи (наприклад, начальника відділу або керівника підприємства). Його наявність дуже виручає в тому випадку, коли на службовій документації необхідно проставляти велике кількості підписів уповноваженої особи. На жаль, не завжди співробітники організацій і навіть самі керівники підприємств знають про те, коли застосування факсиміле допустимо, а коли проставлення відбитка підписи не має юридичної сили. Даний факт потрібно враховувати.

Факсиміле на документах 2021

Підпис – це обов’язковий та, мабуть, найбільш ризиковий реквізит на документах, предмет прискіпливих перевірок податківці та судових експертиз. Невизнання підпису – це невизнання документа, недійсність угоди. Як наслідок, можливі збитки й не на одну тисячу гривень. Як, коли та в яких документах можна використовувати факсимільний підпис замість власноручного?

Що таке факсиміле

У законодавстві відсутнє визначення факсиміле. У господарській практиці факсимільний підпис – це відтворений за допомогою певних засобів копіювання оригінальний власноручний підпис особи. Зазвичай використовується механічний спосіб – це спеціальна печатка (штамп). Мета факсимільного підпису – спростити роботу особі, якій треба підписувати багато документів. Це інструмент особистого відтворення власноручного підпису .

Увага: Факсиміле зазвичай використовується у вигляді особистої печатки

Щодо відтворення підпису за допомогою сучасної копіювальної техніки – принтерів і сканерів тощо – не рекомендуємо. Це найбільш ризиковий спосіб, так як таке відтворення може поставити під сумнів ідентифікацію особи, яка мала підписувати документ. До факсиміле-печатки треба отримати ще доступ, а для друкарського відтворення – достатньо відсканувати підпис з існуючого документа. Однак, прямим чином такий спосіб ніде не заборонений і в ч. 3 ст. 207 ЦКУ мова йде про не тільки механічне, але й електронне або інше копіювання.

Використання факсиміле замість підпису

Факсиміле на бухгалтерських документах: чи можна використовувати? Можна, але не завжди, не в усіх документах і лише при дотриманні певних умов і врахування існуючих ризиків. І краще цього взагалі факсиміле не використовувати, зважаючи на судову практику. Особливу у важливих документах, документах на суттєві суми грошових коштів.

Можливість використання факсимільного підпису надана згаданою вище ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Однак, існують дві умови:

• це може бути у випадках, які встановлені законом або іншими актами цивільного законодавства, наприклад, постановами уряду, НБУ тощо;
• або за письмової згоди сторін.

Важливі висновки звідси – не можна використовувати факсиміле:

• для підпису первинного документа – якщо у наказі, який затверджує форму не допускається використання факсимільний підпис;
• у двосторонніх договорах, інших правочинах, актах, накладних – якщо між сторонами відсутня письмова оформлена згода на факсиміле;
• у внутрішньому документообігу підприємства – якщо на це немає певного внутрішнього положення, наказу тощо.

Увага: Для внутрішнього застосування факсиміле слід розробити внутрішнє положення про документообіг , де визначити правила використання факсимільного підпису

І на письмовій угоді зупинимося детальніше, так як це камінь спотикання багатьох.

Факсиміле: судова практика

Судова практика вказує на поширеність наступної ситуації:

• сторони підписували тривалий час акти виконаних робіт, договори, використовуючи факсиміле;
• одна зі сторін подає позов до суду і ставить питання про відсутність її особистої волі на здійснені правочини;
• суд визнає підписані факсимільним способом документи недійсними. Причина – відсутність письмової угоди, яка б дозволяла такий підпис.

При цьому постраждалу сторону не рятують аргументи й посилання щодо:

• ст. 9 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996 (далі – Закон про бухоблік), де дозволяється використання інших даних, що дозволяють ідентифікувати особу Суди вважають, що через відсутність угоди з затвердженими зразками підпису ідентифікація не відбулася й документ не підтверджує особисте волевиявлення іншої сторони;
• вчинених дій після підписання документу, які свідчать, що сторони визнавали угоду, тобто посилання на ч. 2 ст. 205 ЦКУ;
• неможливості директора поставити власноручно підпис через хворобу тощо.

Приклади таких судових справ:

• постанова ВСУ у складі колегії суддів КГС у справі від 19.04.2018 р. № 910/4050/17;
• постанова ВСУ у справі від 19.04.2018 р. № 910/4050/17;
• постанова Київського апеляційного суду у справі від 30.01.2017 р. № 911/750/16.

Увага: Без письмової згоди сторін документи з факсимільним підписом стають недійсними. Незалежно від того, скільки часу така практика застосовувалась та її причини

Використання факсиміле 2021

Факсиміле може користуватися тільки “власник” підпису? Ще один камінь спотикання через суд або перевірку податківців – факсиміле скористалася інша особа, тобто не сам “власник (автор)” підпису. Навіть якщо право на використання факсиміле було надане певним внутрішнім документом, наприклад, заступнику чи секретарю. Також це може виникнути у ситуації, коли оригінальний “власник (автор)” взагалі не міг підписати у той день документ – був у відрядженні в іншому місці, на лікарняному, у відпустці. Це легко перевіряється за табелем обліку робочого часу.

Все це порушує саму ідею факсиміле – ідентифікацію особи, яка здійснила волевиявлення, правочин. Це заміна власноручного підпису, а не передача його сторонній особі.

Увага: Факсиміле – це особистий інструмент “власника (автора)” підпису, який не може передаватися іншим особам

Правильно вирішувати питання передачі підпису таким чином:

• внутрішнім наказом наділити правом підпису заступника або секретаря. Можна й тимчасово – на час відпустки, лікарняного, відрядження;
• визначити коло документів, які можуть підписувати такі особи;
• виготовити для них особисті факсиміле або взагалі їх не використовувати.

І це ще один ризик факсиміле – навіть за умови існування письмової угоди, яким чином довести, що особа підписала документ особисто?

Якою має бути письмова угода на факсиміле

Законодавство не визначає форму такої угоди. Єдині умови (ч. 3 ст. 207 ЦКУ):

• вона не може бути усною, тільки письмова;
• вона має містити зразки аналога власноручних підписів сторін. Точний вигляд того підпису, який буде копіюватися, його треба певним чином зафіксувати;
• така угода має бути скріплена оригінальними власноручними підписами.

Отже, можливими є декілька способів укладення такої угоди:

• окремий договір. У такому договорі слід визначити конкретно ті випадки й документи, які сторони будуть і можуть підписувати факсимільним способом;
• додаткова угода до існуючого договору. Підходящий варіант, якщо договір уже укладений. Зрозуміло, що факсимільний підпис обмежується предметом і умовами визначеними договором;
• безпосередньо у самому договорі. Оригінали підписів, які будуть відтворюватися факсимільним способом можна навести у додатку до договору.

Увага: Сторони мають затвердити зразки “оригінального” підпису, який буде копіюватися

Законодавець ухвалив зміни до ПКУ. Для когось це стало подарунком, а дехто, навпаки, дістав додатковий податковий тягар. Зосередимося на десятці найцікавіших змін до Податкового кодексу України.

У яких первинних документах факсиміле заборонено

Існують спеціалізовані й типові форми первинних документів, у яких використання факсиміле заборонено взагалі. Вони наступні:

Нормативні документи, якими факсиміле заборонено

банківські розрахункові та касові документи

платіжні доручення, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки та інші

• п. 2.8 і п. 7.6, п. 7.20 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22;
• п. 106, п. 107 Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, постанова правління НБУ від 25.09.2018 р. № 103.

касові документи підприємств

прибуткові та видаткові касові ордери, касові книги

• п. 28 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, постанова правління НБУ від 29.12.2017 № 148;
• роз’яснення ДПС у 109.15 ЗІР.

податкової та фінансової звітності

податкові декларації, фінансова звітність (баланси, звіти про фінансові результати)

ч. 2 пп. 48.5.1, п. 44.1 ПКУ, ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік;

процесуальні судові документи

заяви, скарги, які подаються до суду

• ч. 2 ст. 162 Господарського процесуального кодексу;
• постанова ВСУ від 03.05.2018 р. у справі № 922/1743/17;
• постанова ВСУ від 05.06.2018 р. у справі № 826/811/17;

Факсиміле на первинних документах

Можна використовувати у наступних документах:

• товаро-транспортних накладних– лист ДФС від 04.09.2015 р. № 18936/5/99-99-10-03-02-15. Податківці теж вказують на обов’язковість письмової згоди сторін зі зразками власноручних підписів;
• інших первинних документах, крім касових та типових і спеціалізованих форм, які не передбачають використання факсиміле – лист ДФС від 28.12.2015 р. № 27862/6/99-95-42-03-15; від 11.02.2016 р. № 2895/6/99-95-42-01-15, лист ДФС від 04.05.2016 р. № 4582/Л/99-95-42-01-14, роз’яснення ДПС у ЗІР 135.06.

Замість висновку – з факсиміле будьте обережними

Якщо ви отримали документ з факсимільним підписом, то одразу перевірте на правомірність його використання, чи була відповідна угода. Зверніться до кваліфікованого юриста. Якщо документ вкрай важливий, уникайте факсимільних підписів. Особливо, якщо ви не зможете довести, що особа підписувала його особисто. Використання факсиміле краще звузити до внутрішнього документообігу та врегулювати внутрішнім положенням.

Стаття підготовлена за матеріалами журналу “Головбух”

Колеги! Запрошуємо взяти участь у безплатному вебінарі для бухгалтерів. Не пропустіть!

Факсимільний зв’язок

Факсимильная связь, телефакс, факс – это Электронная передача изображений через систему компьютеризованной телефонной связи с целью приема их в виде документальной копии).

Англійською термін перекладається, як ‘Facsimile, telefax, fax’.

Референси:

❔ Де згадується Факсимільний зв’язок?

“Факсимільний зв’язок” згадується у нормативному документі ДСТУ 2227-93 АВТОМАТИЗОВАНА УСТАНОВА.Терміни.

❔ Чи є переклад на англійську?

❔ Яким чином зібрано цю інформацію?

Редакторський колектив сайту збирав інформацію про “Факсимільний зв’язок” з відкритих джерел в мережі інтернет та в нормативній літературі. На сторінці ви знайдете вказівки на джерело.

Термін Факсимільний зв’язок відноситься до категорії літера “Ф”, згадується у документі ДСТУ 2227-93 АВТОМАТИЗОВАНА УСТАНОВА.Терміни. На англійську мову Факсимільний зв’язок перекладається, як ‘Facsimile, telefax, fax’.

👉Суміжні терміни