Як вести облік замовлень клієнтів в Excel (покроково)

Ведення обліку є дуже важливим у будь-якому бізнесі, який передбачає Замовлення клієнтів Перелік товарів, їх розмір, статус замовлення і т.д. відрізняються для кожного клієнта. Але все ж вони мають право на деякі специфічні змінні. Введення даних для кожного з них може бути виснажливим і трудомістким. Крім того, динамічний трекер може зменшити наше величезне навантаження. З огляду на все це, в цій статті ми покажемо вам покрокову процедуру, щоб Відстежуйте з Замовлення клієнтів в Excel .

Завантажити Шаблон

Завантажте наступний робочий зошит для самостійних занять.

Відстеження замовлень клієнтів.xlsx

Покрокова інструкція з обліку замовлень клієнтів в Excel

Маючи Шаблон трекера для вхідних замовлень від клієнтів може допомогти нам у багатьох відношеннях. Ми можемо легко вносити його в Excel з усіма необхідними даними, які нам потрібні для чіткого відстеження замовлень. Зазвичай компанія має перелік продуктів та їх конкретних версій або розмірів. Отже, якщо ми можемо створити систему, де нам не потрібно заповнювати всі деталі замовлення, а можна просто ввести їх кількома клацаннями миші, ми можемо заощадити багато часу. Тому уважно дотримуйтесь інструкцій, щоб створити шаблон трекеру в Excel .

КРОК 1: Введення заголовка

• По-перше, відкрийте Таблиця Excel.
• Після цього почніть вводити необхідні Заголовок Для кращого розуміння дивіться зображення нижче.

КРОК 2: Введення замовлень клієнтів та перевірка даних

• Один за одним, уважно вводьте накази.
• На наступному зображенні ми розміщуємо відповідні Ідентифікатори замовлень і Дати замовлення .
• Після цього, в рамках Пріоритетність заголовок, виберіть діапазон C2:C6 для подачі заявки Перевірка даних .

ПРИМІТКА: Перевірка даних спрощує процедуру введення даних. Нам не потрібно вводити дані для кожного замовлення, ми можемо просто натиснути на опцію з цією функцією.

• Тепер перейдіть до Дані ➤ Інструменти даних ➤ Перевірка даних .
• Далі оберіть Перевірка даних .

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з’явиться діалогове вікно.
• Після цього оберіть Список в Дозвольте поле.
• Після цього введіть Високий, низький, середній в Коробка з джерелом.

• Преса ГАРАЗД. .
• Нарешті, виберіть будь-яку комірку в діапазоні C2:C6 Він поверне випадаючу іконку.
• Таким чином, ви зможете натиснути опцію для Пріоритетність замість того, щоб вводити дані знову і знову.

КРОК 3: Заповніть деталі замовлення

• Отже, введіть Імена клієнтів .
• Подати заявку Перевірка даних для Продукція .

КРОК 4: Створіть динамічну загальну суму рахунку

Можливо, ми також захочемо зробити наш Excel трекер a Динамічний перше, динамічний список значною мірою розвантажує нас, оскільки нам не потрібно вручну оновлювати певні розрахунки. Наприклад, ми хочемо знайти загальну суму Білл Але вона може змінитися в будь-який момент, коли наше замовлення буде скасовано. Отже, дотримуйтесь наведеного нижче процесу, щоб виконати завдання.

ПРИМІТКА: Функція SUM підраховує загальну суму I2:I6 .

КРОК 5: Сформуйте динамічний звіт про замовлення

Крім того, окрім Відстежуємо з Замовлення клієнтів в Excel У нашому прикладі ми сформуємо зведення за певною категорією. Динамічне резюме на основі Пріоритетність Статус , Статус замовлення і Статус платежу Отже, вивчіть наведений нижче процес.

• Далі натисніть Увійдіть і він поверне загальну кількість для Високопріоритетні замовлення.

ПРИМІТКА: Замінити Високий з Низький і Середній в КОУНТІФ функція аргумент, щоб знайти Низький пріоритетність та Високий пріоритетних замовлень відповідно.

• Знову ж таки, обирайте E10 знайти кількість для Статус замовлення .
• Введіть формулу:

ПРИМІТКА: Замінити Обробка з Скасовано і Відвантажено в COUNTIF щоб знайти аргумент функції Скасовано і Відвантажено відповідно.

• Додатково оберіть H10 дізнатися загальну суму Статус платежу .
• Тут введіть формулу:

• Нарешті, ви отримаєте підрахунок за Сплачено замовлення після натискання Увійдіть .

ПРИМІТКА: Замінити Так з Ні знайти замовлення, які ще не завершили оплату.

Остаточний висновок замовлень клієнтів в Excel

Таким чином, наступний набір даних демонструє кінцевий результат Замовлення клієнтів трекер в Excel .

Читати далі: Як вести облік платежів клієнтів в Excel (покроково)

Сортування та фільтрація замовлень клієнтів в Excel

Крім того, ви можете виконати операція сортування про записи в ордерах або навіть Фільтр Для ілюстрації застосуємо Фільтр переглянути Жорсткий диск Тому для здійснення операції виконайте наступні кроки.

• Для початку оберіть пункт Продукт або будь-які інші заголовки.
• Потім виберіть Головна ➤ Редагування ➤ Сортування та фільтрація ➤ Фільтр .

• Після цього оберіть іконку, що випадає, навпроти напису Продукт заголовок і перевірте на наявність Жорсткий диск .
• В результаті він поверне список з Жорсткий диск тільки накази.

Читати далі: Трекер рахунків-фактур в Excel (формат та використання)

Висновок

Відтепер ви зможете Відстежуйте з Замовлення клієнтів в Excel Використовуйте їх і надалі та повідомляйте нам, якщо у вас є інші способи виконання завдання. Слідуйте ExcelWIKI Не забувайте залишати коментарі, пропозиції чи запитання, якщо вони у вас є, у розділі коментарів нижче.

Hugh West

Г’ю Вест — досвідчений тренер і аналітик Excel із понад 10-річним досвідом роботи в галузі. Він має ступінь бакалавра з бухгалтерського обліку та фінансів і ступінь магістра з ділового адміністрування. Г’ю має пристрасть до викладання та розробив унікальний підхід до викладання, який легко зрозуміти та дотримуватися. Його експертне знання Excel допомогло тисячам студентів і професіоналів у всьому світі вдосконалити свої навички та досягти успіху в кар’єрі. У своєму блозі Г’ю ділиться своїми знаннями зі світом, пропонуючи безкоштовні навчальні посібники з Excel та онлайн-навчання, щоб допомогти окремим особам і компаніям повністю розкрити свій потенціал.

Як вести облік платежів клієнтів в Excel (покроково)

Наявність шаблону для відстеження платежів є фундаментальним у всіх видах бізнесу, який містить Платежі клієнтів Номер рахунку-фактури, дата оплати, способи оплати і т.д. відрізняються для кожного клієнта. Але все ж вони обмежені деякими конкретними варіантами. Введення даних для кожного клієнта може бути виснажливим і трудомістким. Крім того, ми можемо зняти величезне навантаження за допомогою динамічного трекера. Маючи все це на увазі, в цій статті ми покажемо вам покрокову процедуру, щоб Відстежуйте з Платежі клієнтів в Excel .

Завантажити шаблон

Завантажте наступний шаблон, щоб потренуватися самостійно.

Відстеження платежів клієнтів.xlsx

Покрокова інструкція з обліку платежів клієнтів в Excel

Ведення обліку всіх платіжних реквізитів клієнтів може стати непосильною задачею. Але ми можемо просто створити трекер в Excel з усією необхідною інформацією для чіткого відстеження платежів. Зазвичай компанія має перелік товарів, їх конкретну ціну та/або знижки, а також певну платіжну систему. Тому буде ефективно, якщо ми зможемо створити шаблон, в якому нам не потрібно буде заповнювати всі деталі, а можна буде просто ввести їх кількома кліками. Отже, виконайте наступні кроки для створення шаблону. Шаблон до Відстежуйте з Платежі клієнтів в Excel .

КРОК 1: Введення заголовків для клієнтських платежів в Excel

• По-перше, відкрийте Таблиця Excel.
• Потім введіть всі необхідні дані Заголовок Для кращого розуміння подивіться на наступний малюнок.

КРОК 2: Введення платежів клієнтів та перевірка даних

• Уважно вводьте дані одну за одною.
• На наведеному нижче зображенні ми розміщуємо відповідні Рахунок-фактураЦифри , Дати платежів і Імена клієнтів .
• Після цього, в рамках Продукт заголовок, виберіть діапазон D2:D6 для подачі заявки Перевірка даних .

ПРИМІТКА: Перевірка даних полегшує процедуру введення даних. Нам не потрібно вводити дані для кожного платежу, ми можемо просто натиснути на опцію з цією функцією.

• Тепер перейдіть до Дані ➤ Інструменти даних ➤ Перевірка даних .
• Далі оберіть Перевірка даних .

• Як наслідок, на сьогоднішній день в Україні діє Перевірка даних з’явиться діалогове вікно.
• Після цього оберіть Список в Дозвольте поле.
• Після цього введіть Флешка, жорсткий диск, SD-карта, SDHC-карта, SDXC-карта в Коробка з джерелом.

• Преса ГАРАЗД. .
• Нарешті, виберіть будь-яку комірку в діапазоні D2:D6 Він поверне випадаючу іконку.
• Таким чином, ви зможете натиснути опцію для Продукт замість того, щоб вводити дані знову і знову.

КРОК 3: Створіть динамічні платіжні реквізити

A Динамічний Excel Tracker може зняти величезне навантаження, оскільки нам не потрібно вручну оновлювати кожен розрахунок. Наприклад, ми повинні розрахувати Білл Але вона може змінитися в будь-який момент при оновленні ціни або зміні величини знижки. Отже, дотримуйтесь наведеного нижче процесу, щоб виконати завдання.

• Введіть Кількість , Ціна за одиницю і Спочатку знижка.
• Після цього ми застосуємо просту формулу для Розрахунок рахунку.

• Потім натисніть Увійдіть та використання інструмент автозаповнення дізнатися про інше Векселі .

ПРИМІТКА: Тут, в рамках програми “Відкритий світ”, відбулася презентація Білл стає динамічною завдяки використанню формули. Ми можемо оновити Ціна за одиницю у будь-який час, а також Знижки При цьому, нам не доведеться вручну розраховувати Векселі більше.

• Нарешті, застосуйте Перевірка даних для Способи оплати Дивіться зображення нижче.

КРОК 4: Розрахувати загальний рахунок

ПРИМІТКА: Функція SUM підраховує загальну суму H2:H6 .

КРОК 5: Створення динамічного звіту про платежі

Крім того, ми також можемо зробити зведення за конкретною категорією, окрім Відстежуємо з Платежі клієнтів в Excel У нашому прикладі сформуємо Динамічне резюме за списком Товари зі знижкою і загальний підрахунок для кожного Спосіб оплати Отже, вивчіть наведений нижче процес.

• Далі натисніть Увійдіть та використання Автозаповнення повернути список Товари зі знижкою тільки.

ПРИМІТКА: Функція IF шукає значення в масиві Знижка стовпчик і повертає, що Продукт Інакше повертається пустий рядок.

• Знову ж таки, обирайте F10 знайти загальну кількість для кожного Спосіб оплати .
• Введіть формулу:

ПРИМІТКА: Замінити Кредитна картка з Дебетова картка і Готівка в КОУНТІФ функція аргумент для знаходження кількості для Дебетова картка і Готівка платежів відповідно.

Кінцевий результат

Нарешті, наступний набір даних демонструє кінцевий результат Платежі клієнтів трекер в Excel .

Читати далі: Як вести облік замовлень клієнтів в Excel (покроково)

Сортування та фільтрація трекеру платежів клієнтів в Excel

Додатково можна виконати операція сортування на платіжних записах або навіть Фільтр Для ілюстрації застосуємо Фільтр переглянути інформаційну довідку про Кредитна картка Тому для здійснення операції необхідно виконати наступні дії.

• Спочатку виберіть будь-який заголовок.
• Потім виберіть Головна ➤ Редагування ➤ Сортування та фільтрація ➤ Фільтр .

• Після цього оберіть іконку, що випадає, навпроти напису Спосіб оплати заголовок і перевірте на наявність Кредитна картка .
• В результаті він поверне список з Кредитна картка тільки платіжні реквізити.

Читати далі: Як вести облік рахунків-фактур та платежів в Excel (3 ідеальних приклади)

Висновок

Відтепер ви зможете Відстежуйте з Платежі клієнтів в Excel Використовуйте їх і надалі та повідомляйте нам, якщо у вас є інші способи виконання завдання. Слідуйте ExcelWIKI Не забувайте залишати коментарі, пропозиції чи запитання, якщо вони у вас є, у розділі коментарів нижче.

Hugh West

Г’ю Вест — досвідчений тренер і аналітик Excel із понад 10-річним досвідом роботи в галузі. Він має ступінь бакалавра з бухгалтерського обліку та фінансів і ступінь магістра з ділового адміністрування. Г’ю має пристрасть до викладання та розробив унікальний підхід до викладання, який легко зрозуміти та дотримуватися. Його експертне знання Excel допомогло тисячам студентів і професіоналів у всьому світі вдосконалити свої навички та досягти успіху в кар’єрі. У своєму блозі Г’ю ділиться своїми знаннями зі світом, пропонуючи безкоштовні навчальні посібники з Excel та онлайн-навчання, щоб допомогти окремим особам і компаніям повністю розкрити свій потенціал.

Як налагодити ефективний управлінський облік в Excel?

Що необхідно для постановки управлінського обліку у компанії? На підготовчому етапі важливо налагодити збір даних по підрозділах, розробити універсальний алгоритм дій щодо їх обробки та підібрати для цього відповідне програмне забезпечення. Тут можуть стати у пригоді електронні таблиці Excel. Вони мають великий набір функцій та інструментів для сортування, обробки, аналізу даних. Розберімось, як організувати грамотний управлінський облік в Excel та наскільки можливо автоматизувати цей процес.

Чи впораються з управлінським обліком таблиці Excel?

Управлінський облік орієнтований надавати зацікавленим особам компанії інформацію, що потрібна для ухвалення стратегічних рішень. Потрібно заздалегідь визначитись із колом користувачів управлінської звітності та їхніми інформаційними потребами. Серед них можуть бути менеджери, керівники структурних підрозділів, CFO, генеральний директор та інші.

Управлінські звіти від бухгалтерських відрізняє:

• значна деталізація;
• інші методики обліку;
• застосування особливих рахунків;
• висока регулярність складання.

Придбання або розробка спеціального програмного забезпечення для ведення управлінського обліку — дороге задоволення і не завжди виправдане. Тому в невеликих та середніх компаніях активно використовується програма Excel. Вона не потребує додаткових фінансових витрат та має достатній функціонал для складання управлінської звітності. За допомогою математичних, статистичних, текстових, логічних функцій та інструментів аналізу даних фахівці можуть розраховувати та організовувати дані для звітів. В одній зі статей ми розібрали корисні прийоми роботи в Excel, для бухгалтера, які можуть стати у пригоді.

Як вести управлінський облік в Excel — приклади розробки моделі системи

З чого розпочати постановку управлінського обліку в Excel? Після визначення кола основних користувачів інформації, можна приступати до розробки та запровадження моделі підготовки управлінської звітності в Excel. Розберемо поетапно, як організувати цей процес:

1. Розділити фінансові показники підприємства згідно із Центрами фінансової відповідальності (ЦФВ) — окремі підрозділи на чолі з керівниками відповідальні за виконання своїх завдань та за своєю суттю можуть бути центрами інвестицій, витрат, доходів чи прибутку.
2. Розробити класифікацію та присвоїти коди об’єктам управлінського обліку — всі користувачі системи повинні однозначно трактувати дані.
3. Підготувати план рахунків — угруповання та деталізація окремих рахунків є основою майбутньої системи та дозволяє користувачам отримувати інформацію зі звітів.
4. Сформувати інструкції — пояснення до статей витрат необхідні, щоб дізнатися, що включає кожний пункт та з якими рахунками бухгалтерського обліку узгоджується.
5. Розробити загальні правила ведення обліку — встановити єдині принципи та методики ведення обліку, а також розрахунку фінансових показників, що використовуються.
6. Визначити склад і зміст управлінської звітності — при цьому важливо враховувати специфіку сфери діяльності компанії.
7. Автоматизувати процес — розробити алгоритм роботи в Excel.
8. Протестувати систему — якщо якісь із показників відображаються некоректно, перебудувати модель системи.

Приклад моделі управлінського обліку в Excel

Обов’язковою умовою складання проміжних звітів є використання такої ж облікової політики, як і при формуванні річних звітів. Застосовуються аналогічні принципи визнання та оцінки статей балансу, звітів про прибутки та збитки.

Рішення про складання проміжних звітів ухвалює правління компанії та уточнюється в обліковій політиці. Отримані в ході квартальних та піврічних звітів відомості використовують як для внутрішнього, так і для зовнішнього користування.

Наскільки добре ви володієте функціями та інструментами Excel?
Пройдіть безкоштовний тест, щоб отримати об’єктивну оцінку знань.

Рекомендації щодо підготовки управлінських звітів в Excel

На кожному підприємстві, залежно від його напряму діяльності, управлінська звітність відрізняється за формою, змістом та регулярністю складання. Але існують загальні рекомендації, як швидше та точніше створювати управлінські звіти в Excel:

1. Розділяйте таблиці
   Під кожну таблицю необхідно створити окремий аркуш і не намагатись в одному вмістити всі показники. Це значно полегшить пошук необхідної інформації та читання даних, особливо для деталізованих звітів.
2. Сортуйте дані за категоріями
   Розміщуйте вихідні дані для різних категорій продукції або послуг на окремих аркушах, а на першому — зведену таблицю з підсумковими значеннями. Такий формат подання інформації буде більш наочним і зручним для користувачів.
3. Використовуйте довідники
   Довідники одиниць бізнесу значно полегшують роботу. З їхньою допомогою можна заощадити час на складанні аналогічних облікових таблиць, користуючись автозаповненням комірок.
4. Користуйтесь додатковим функціоналом Excel
   Не нехтуйте аналітичними функціями — дисперсія, кореляція, математичне та середнє сподівання, метод екстраполяції та інші. Вони дозволять виявити основні тренди у розвитку бізнесу та своєчасно на них реагувати.
5. Користуйтесь додатковим функціоналом Excel
   Не нехтуйте аналітичними функціями — дисперсія, кореляція, математичне та середнє сподівання, метод екстраполяції та інші. Вони дозволять виявити основні тренди у розвитку бізнесу та своєчасно на них реагувати.
6. Створюйте аркуші коригування
   Внесіть виправлення на спеціальні аркуші коригування. Звіти мають бути оформлені за єдиним стандартом без додаткових виправлень від руки.
7. Створюйте комірки для перевірок
   Під час трансформації даних виділяйте комірки для перевірок кольором або іншим чином. Вони привертатимуть до себе увагу та допоможуть не пропустити помилки.
8. Користуйтесь параметрами захисту
   Контрольні листи звітних форм мають бути захищені від змін.

Найважливішими перевагами програми Excel для ведення управлінського обліку є доступність, наявність необхідного набору функцій швидкої обробки масивів даних та можливість автоматизації однотипних операцій. А ще грамотно налагоджена система обліку дозволить регулярно вести аналітику фактичного стану справ на підприємстві з мінімальними часовими витратами та у зручному форматі.

Почніть вести управлінський облік в режимі реального часу! Опануйте інструменти бізнес-аналітики та навчіться створювати панелі індикаторів даних на курсі «ACPM: Бізнес-аналіз даних у фінансах»!

Зміцніть свою майстерність керування фінасами актуальними навичками

Пройдіть будь-який із курсів — підтвердіть кваліфікацію міжнародним дипломом!