Відрядження: все, що ви хотіли знати. Коротко про головне

Попри карантинні обмеження та певні перепони, які створені у поїздках і проживанні подорожуючих, службові відрядження не припинилася повністю, а значить клопоту із ними не поменшало. В цій публікації зупинимося на ключових аспектах оформлення відрядження та витратах відрядженого працівника. Треба чітко виокремлювати відрядження від поїздок з метою навчання, підвищення кваліфікації чи роз’їзного характеру робіт. Визначення службового відрядження містить Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). І хоча її норми обов’язкові для підприємств, установ й організацій, котрі повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, все ж саме на неї посилаються контролюючі органи, а госпрозрахункові підприємства беруть за орієнтир при формуванні власних Положень про службові відрядження. Під «службовим відрядженням» розуміють поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Положення про відрядження на підприємстві

Необхідність у його розробленні та прийнятті на підприємстві обмовлене тим, що трудове та податкове законодавство не встановлює усі особливості для відряджень, а Інструкція № 59 виступає як допоміжний (методичний) інструмент для госпрозрахункових підприємств. Звісно, підприємства можуть взяти повністю за основу норми Інструкції № 59 і видати на наказ про застосування її положень при направленні працівників у відрядження. Однак такий варіант не враховуватиме всіх нюансів відряджень, притаманних на підприємстві. Оптимально розробити власне Положення про відрядження, де виписати норми, пов’язані з організацією відряджень, порядком звітування за витрачені кошти, поданням підтвердних документів й оплатою часу відрядження. Додатками до Положення про відрядження можуть виступати форми: кошторису витрат на відрядження, довідки-розрахунку на виданий аванс, звіту про виконану роботу у відрядженні. Його затверджують розпорядчим актом роботодавця або як додаток до колдоговору.

Наказ про відрядження

• П.І.Б. та посаду працівника;
• мету відрядження;
• пункт призначення (назва країни (країн), населеного пункту (пунктів) та назву суб’єкта(ів) господарювання, куди відряджають працівника;
• термін відрядження (дати вибуття та прибуття із відрядження);
• суму добових;
• обмеження на витрати у відрядження;
• завдання для кадрової та бухгалтерської служб щодо оформлення відрядження та видачу коштів для нього;
• інші умови, які треба обумовити для конкретного відрядження.

Не зайвим буде надати працівникові і копію наказу про відрядження.

По-перше, це підтверджуватиме для працівника ціль його поїздки до відрядженого підприємства, а по-друге, платниками турзбору не є відряджені працівники у місцях проживання (ночівлі), визначені пп. «б» пп. 268.5.1 ПКУ, які належать фізособам на праві власності або на праві користування за договором найму (пп. «б» пп. 268.2.2 ПКУ).

Кошторис витрат на відрядження

Його формують у довільній формі аби зафіксувати обсяг та обмеження на витрати у відрядженні, до яких відносять передусім добові, транспортні витрати, оплату проживання та інші витрати.

Для бюджетних установ п. 6 р. І Інструкції № 59 передбачає, що відрядженого працівника обов’язково ознайомлюють з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів за якими звітують про використання коштів, виданих на відрядження.

Госпрозрахункові підприємства можуть прописати аналогічну норму у власних Положеннях про відрядження або колдоговорах.

Наказ про відрядження і погоджений кошторис витрат на відрядження слугуватимуть підставою для формування суми авансу на відрядження для видачі його працівнику до початку відрядження.

Аванс на відрядження

Працівники можуть розраховувати аби їм відшкодовували витрати та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП).

Відрядженим працівникам обов’язково виплачують:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення і назад;
• витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Ці суми складають аванс для працівника аби здійснити відрядження. Проте, це все ж мінімальні трати на відрядження, які повинен забезпечити роботодавець. Конкретну суму авансу, яку видавати працівникові, можна прописувати в наказі про відрядження, бо роботодавець її визначає самостійно.

Треба враховувати, що невиконання вимоги ст. 121 КЗпП в частині видачі авансу на відрядження класифікують як інше порушення законодавства про працю, за що слідуватиме штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати (ч. 2 ст. 265 КЗпП).

Видають аванс одним із способів:

1) з каси підприємство готівкою за ВКО;
2) безготівково, шляхом перерахування на особистий картковий рахунок працівника або ж на корпоративну платіжну картку.

Строки для видачі авансу на відрядження ані в ПКУ, ані в КЗпП, не прописані. Тож роботодавець самостійно встановлює строки і порядок видачі авансу, що доцільно прописувати у Положенні про відрядження. Рекомендовано видати працівникові аванс після оформлення наказу про відрядження та до дати від’їзду працівника, а також зважаючи на часові можливості аби придбати квитки та забронювати житло ще до вибуття із місця роботи (проживання) працівника.

Що стосується валюти , в якій треба видавати аванс, то це також вирішує роботодавець самостійно. Як правило, госпрозрахункові підприємства орієнтуються на норми Інструкції № 59.

Тут особливості прописані саме для закордонних відряджень, коли виникає питання видачі авансу не у національній валюті України — гривні. Адже за кордоном витрати треба нести в іноземній валюті або мати можливість її обміняти на ту валюту, яку отримав працівник.

Згідно із п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59 підприємство, яке відправляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ , встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Добові у 2022 році

Під «добовими витратами» розуміють витрати на відрядження, які не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб відрядженого працівника (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, п. 15 р. І Інструкції № 59).

Неоподаткований розмір добових вказаний у пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ і становить:

• для відряджень по Україні — не більш як 0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (у 2022 році — 650 грн);
• для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Проте, безпосередньо суму добових для відряджень ПКУ не обмежує і підприємство може її встановити самостійно у будь-якому розмірі. Інша справа, що суму, яка перевищує вище вказані розміри, доведеться оподаткувати ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 1,5%.

В бюджетних установах визначені суми добових для відряджень в додатку 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98. Із 01.01.2022 року сума добових для відряджень за бюджетні кошти по Україні становить 300 грн, а для закордонних відряджень сума визначена у доларах США і залежить від країни відрядження.

Суму добових визначають при відрядженнях:

• у межах України та до безвізових країн (за відсутності дозволів на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до візових країн (за наявності дозволу на в’їзд) –згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Тобто, передусім саме згідно наказу про відрядження обраховують кількість днів службової поїздки та визначають суму добових за ці дні. При цьому, визначаючи кількість днів відрядження для виплати добових, ураховують, що день вибуття у відрядження й день прибуття до місця постійної роботи зараховують як два дні (п. 4 р. ІІ Інструкції № 59).

Можна пригадати, що п. 5 р. ІІ Інструкції № 59 вимагає, що витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на проживання або до проїзних документів, оплачує відряджений працівник за рахунок добових витрат. А у випадку, коли працівник відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань основної діяльності підприємства і за умовами запрошення буде там безоплатне харчуватись або якщо вартість харчування включена до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, то добові витрати визначаються у відсотках до сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 р. № 98, зокрема 80% — при одноразовому, 55% — дворазовому, 35% — триразовому харчуванні.

Однак ці вимоги обов’язкові для відряджень за бюджетні кошти. Керівник госпрозрахункового підприємства може прийняти аналогічне рішення або зовсім не обмежувати добові за умови забезпечення харчуванням приймаючою стороною.

Як компенсують витрати на проїзд у відрядженні?

Підприємство повинно компенсувати працівникові витрати на проїзд у відрядженні. Водночас нормативно для працівника не встановлено, яким видом транспорту переміщуватись із місця відбуття у відрядження до місця його прибуття.

Роботодавець цілком може лімітувати витрати на проїзд працівника, що обмежить працівника у виборі виду транспорту. Це врегульовують у Положенні про відрядженні та наказі про відрядження.

Без оподаткування пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ дозволяє компенсувати відрядженому працівникові витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті).

Працівник повинен надати для цього підтвердні документи, які засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів.

У випадку із залізничним транспортом розрахунковими документами (транспортними квитками) виступають посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії (п. 5.6 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури, Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137).

У свою чергу роздрукований електронний проїзний квиток на залізничний транспорт вважатимуть розрахунковим документом, якщо він оформлений на відповідному бланку проїзного документа чи сформований в електронному вигляді відповідно до вимог Порядку № 331/137 та чинного законодавства, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром на проїзд та видається після оплати вартості послуги (див. роз’яснення ДПС із категорії 109.10 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР).

В автобусах загального типу (маршрутних таксі) як розрахункові документи виступають типові форми квитків, установлені наказом Мінітранспорту від 25.05.2006 р. № 503.

При здійсненні Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення для відшкодування витрат на придбання електронного квитка потрібен роздрукований на паперовому носії проїзний документ (див. роз’яснення ДПС із категорії 102.18 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР).

Для відшкодування відрядженому працівнику витрат на авіапереліт потрібно надати такий пакет документів:

• оригінал розрахункового або платіжного документа, які підтверджують оплату в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до ПКО);
• роздрук на папері частини електронного авіаквитка з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

Водночас, якщо для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа не надає роботодавцю підтвердного документу, який засвідчує вартість таких витрат, то суму відшкодування включають до оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо (див. роз’яснення ДПС із категорії 103.17 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР).

Які витрати на проживання у відрядженні відшкодовують?

Роботодавцю без зайвого оподаткування можна відшкодовувати працівникові оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Такі витрати не будуть об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів: рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Коли витрати у відрядженні можуть оподаткувати?

В пп. 170.9.1 ПКУ наведений перелік витрат у відрядженні, які можна відшкодувати працівникам без оподаткування ПДФО та військовим збором.

Однак будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу за наявності документів, які підтверджують зв’язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої повинна збігатись з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, котра збігається з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Окремі із витрат на відрядження доведеться оподаткувати через те, що про їх компенсацію відсутня згадка у пп. 170.9.1 ПКУ, або у Положенні про відрядження, або ж відсутні належні підтвердні документи, або необґрунтовано зв’язок із господіяльністю підприємства.

1. Телефонні розмови. Можливо компенсувати, якщо вони включені до рахунків із готелів або підтверджено іншим розрахунковим документом.
2. Обов’язкове страхування. Без зайвого оподаткування можливе за наявності страхових полісів і при умові, якщо згідно із законами країни відрядження чи країни, територією якої здійснюють транзитний рух до країни відрядження, передбачено обов’язкове страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів).
3. Витрати на таксі. Їх компенсувати і при цьому не оподатковувати можна за умови, що така можливість прописана у Положенні про відрядження, а керівник надав згоду на такий вид проїзду за місцем відрядження.

Як заповнювати авансовий звіт?

Кожному відрядженому працівнику варто знати основні положення наказу Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (далі — Порядок № 841), яким затверджені форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт (далі — авансовий звіт) та порядок його заповнення.

Відряджений працівник повинен заповнити всі поля авансового звіту, окрім тих, які заповнює особа, яка видала грошові кошти:

• поле «Звіт перевірено»;
• поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
• бухгалтерські проведення;
• розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт.

У свою чергу поле «Звіт затверджено» підписує керівник підприємства (податковий агент).

Тому більшість полів авансового звіту заповнює відряджений працівник, а не бухгалтер підприємства. Проте на практиці часто відбувається зворотна ситуація. Адже саме на плечі бухгалтера лягає надання пояснень і допомога у заповнення авансового звіту.

Також враховуємо, що на зворотному боці авансового звіту вказують перелік документів, які підтверджують витрати на відрядження. До того ж усі розрахункові документи, якими працівник може засвідчити витрачання коштів у відрядження, долучають до авансового звіту.

В які терміну подають авансовий звіт і повертають невитрачений аванс?

Відряджений працівник повинен подати до бухгалтерії авансовий звіт до закінчення 5-го банківського дня, який настає за днем, у якому він завершив відрядження (пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ, п. 3 Порядку № 841).

Якщо відряджена особа отримала на відрядження готівку із застосуванням платіжних карток, тоді вона подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (пп. «б» пп. 170.9.3 ПКУ).

Коли відряджена особа скористалася платіжними картками для безготівкового розрахунку, а строк подання авансового звіту не перевищує 10 банківських днів, то за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

А за наявності надміру витрачених коштів їх суму повертають в касу або зараховують на банківський рахунок роботодавця до або під час подання авансового звіту.

Добові на відрядження 2024

Добові витрати – це витрати, які відшкодовуються працівнику за дні відрядження та не потребують спеціального документального підтвердження. Вважається, що вони спрямовуються на його харчування та фінансування інших особистих потреб відрядженого працівника.

Звертаємо увагу, що добові ≠ зарплата за день відрядження. Добові не входять до складу фонду оплати праці (Інструкція зі статистики заробітної плати, яка затверджена наказом Держстату від 13.01.2004 № 5). Це впливає на таке:

• добові не оподатковуються як зарплата;
• по ним не нараховується ЄСВ як на зарплату;
• працівник, окрім добових за дні відрядження, ще й отримує зарплату. Щоправда, зарплата за ці дні має свої нюанси у розрахунку, ніж у звичайні робочі дні (оплата на основі середньої зарплати за останні 2 місяці або ж денного заробітку у місяці відрядження, – у залежності від того, який з цих 2-х показників більший);
• добові не підлягають індексації.

Як наслідок, при складанні статистичної звітності, в якій є показник фонду оплати праці добові до такої суми не включаються. Наприклад у Звіті з праці (форма № 1-ПВ, місячна).

Коли добові на відрядження не виплачують

Виплачувати добові – це обов’язок роботодавця. І виплачуються вони тільки в тому випадку, коли є трудові відносини. Нараховувати та виплачувати добові фізособам, які виконують роботи чи надають послуги за цивільно-правовими договорами не можна. Взагалі в цих договорах слід уникати слова «добові», «відрядження», – інакше такі відносини можуть бути визнані трудовими з відповідними штрафними санкціями з боку Держпраці.

Однак є ще 3 випадки, коли добові не нараховуються й працівникам підприємства, тобто особам, які перебувають у трудових відносинах:

• робота яких носить роз’їзний характер;
• які працюють на основі вахтового методу;
• які пересуваються в межах одного населеного пункту. Для того, аби було формально відрядження треба поїздка в інший населений пункт. Відстань та приналежність до територіальної громади при цьому значення не мають.

Такі працівники не є відрядженими. Без сумніву, перші з них – роз’їзні працівники – несуть більші особисті витрати, ніж ті, які працюють «на місці». Якщо роботодавець хоче врегулювати дане питання, то він має вдатися до інших форм компенсації, які передбачені колективним договором чи іншими внутрішніми документами, наприклад:

• нарахування премії чи іншої винагороди;
• оплата праці за більшим окладом за такими посадами;
• надбавка за роз’їзний характер роботи;
• надбавка за інтенсивність праці, складність роботи тощо.

Питання іншої форми компенсації відрядження можна узгодити з працівником. Однак і за документами, які оформляються, у такому разі ніде не має бути згадки про відрядження.

Також відряджати найнятих працівників у відрядження мають право фізособи-підприємці (ФОП). І зобов’язані тоді платити добові. Однак відрядити «сам себе» ФОП не може, а тому і виплачувати добові «сам собі» також.

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

Добові на відрядження і харчування

Також добові ≠ харчування у день відрядження. Якщо працівник оплатив обід у вартості рахунку готелю, то віднімати цей обід з суми призначених йому добових не потрібно. Витрати на харчування в готелі не зменшують суму добових – це для звичайних підприємств і ФОП (не бюджетників – для них діють інші правила). «Заспокійливим» аргументом тут є абзац 2 пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Виняток – якщо певним внутрішнім документом підприємства, наприклад Положенням про відрядження, визначено зменшення суми добових за наявності оплати харчування у готельному рахунку.

Якщо ж харчування було не в готелі, то воно взагалі не має оплачуватися працівнику. Якщо за наказом керівника воно було все ж таки оплачено, то тоді:

Увага: за загальним правилом сума добових залишається без змін при окремій оплаті харчування.

Максимальний та мінімальний розмір добових 2024

Добові для звичайних підприємств законодавчо не мають мінімального чи максимального рівня. Однак не все так просто. Добові можуть бути будь-якого розміру, але взагалі їх не нараховувати чи нарахувати всього 1 грн за день теж не можна. Чому? Занизький рівень добових означатиме, що порушуються трудові права працівника, так як сума має давати йому можливість покрити свої особисті потреби в харчуванні та іншому. При перевірці Держпраці добові розміром 1 грн можуть викликати заперечення.

Хоча законодавчо визначеного мінімального розміру добових немає, але за нього можна рекомендувати взяти суму добових для бюджетників. Аргументом «за» такий підхід може бути лист Мінсоцполітики від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28, у якому встановлення суми добових менше «бюджетної» норми вважається порушенням трудового законодавства. Хоча лист міністерства не є нормативним документом і його слід сприймати лише як рекомендацію, але краще даної поради все ж таки дотриматися.

Отже, мінімальний розмір добових , який запозичений від бюджетників, такий:

• 300 грн – для відряджень в межах України;
• 56-80 євро – для відряджень за кордон, розмір залежить від країни.

«Бюджетні» добові містяться у Сумах витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, які затверджені постановою Кабміну від 02.02.2011 № 98 (далі – Інструкція № 98). Дані цифри не мають якоїсь прив’язки до мінімальної зарплати чи прожиткового мінімуму, тому впродовж року вони не змінюються. У 2024 році вони мають залишитися такими ж, якщо не будуть внесені зміни до Інструкції № 98.

Увага: добові для відрядження в межах України мають бути не меншими 300 грн.

Щодо максимального розміру добових, то тут теж не все просто: є норма добових, яка визнається ПКУ. Це 10% мінімальної зарплати на 01 січня (відрядження в межах України) та 80 євро (за кордон) (пп. «а» п. 170.9.1 ПКУ). Однак підприємство може нараховувати й більше, але тоді все що «зверху» цих податкових норм податкової підпадає під оподаткування як додаткове благо працівнику.

Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.

У результаті для визначення розміру добових виходить така ситуація, як у таблиці нижче.

ВИЗНАЧАЄМО РОЗМІР ДОБОВИХ 2024

Добові, що не оподатковуються:

Добові, що оподатковуються частково***

(теж можна нарахувати такі добові, якщо це потрібно)

рекомендована мінімальна сума

в межах податкових норм

неоподатковуваний розмір за ПКУ

** перераховуються у гривню за офіційним курсом НБУ за кожний день відрядження (лист ДФС від 30.07.2018 № 3313/6/99-99-15-02-02-15/ІПК);

*** оподатковуються у понаднормовому розмірі, тобто у сумі, яка перевищує дане обмеження

Як затвердити розмір добових для підприємства

Враховуючи таку свободу визначення розміру добових, яку дає законодавство, слід подбати про належне документальне оформлення їхнього розміру. Якихось конкретних законодавчих вимог тут немає, але й не затвердити розмір добових теж не можна. Для того, аби ДПС не мала ніяких претензій щодо обґрунтованості розміру добових за день відрядження можна:

• затвердити добові внутрішнім наказом по підприємству Положення по відрядження;
• або видати окремий наказ про встановлення розміру добових.

Перший варіант кращий тим, що можна врегулювати й інші питання відряджень та використовувати його у ролі інструкції для працівників, які відряджаються. Вони тоді будуть ставити підписи про те, що ознайомлені/проінструктовані. Другий же варіант простіший та може підійти для тих, у кого відрядження рідкість.

Увага: радимо розробити та затвердити внутрішнє Положення про відрядження з зазначеною в ньому сумою добових чи навіть різних варіантів їхнього призначення.

Однак це ще не всі можливі варіанти. У цілому можливим є затверджувати суми добових в самому наказі про відрядження. Однак у такого підходу є свої мінуси:

• по-перше, затверджувати добові доведеться щоразу в індивідуальному порядку;
• по-друге, цей крок, хоча й не заборонений, але не може бути рекомендований на постійній основі. Чому? Якщо щоразу суми будуть різними, то у перевіряючих цілком може постати питання обґрунтованості їхнього розмірів. Чому в одному випадку працівнику вистачає цих грошей, а в іншому ні.

Однак не варто взагалі відкидати такий «ручний» підхід, адже можна ним скористатися для відряджень за кордон, коли вони не носять систематичний характер й до деяких відряджень треба підійти індивідуально, враховуючи особливості країни чи певні нюанси середовища, в якому буде перебувати відряджений працівник. Або ж, як уже зазначалося, «ручний» підхід може використовувати й підприємство, у якого відрядження навіть в Україні рідкість.

Увага: визначати суму добових в самому наказі про відрядження рекомендується тільки для відряджень за кордон, які не носять систематичний характер.

Можливе врегулювання правил щодо добових у внутрішньому Положенні про відрядження

Розберемо те, які можливості відкриває розробка внутрішнього Положення про відрядження щодо встановлення сум добових. Ідеальне положення має враховувати специфіку діяльності підприємства та куди та з якою метою найчастіше їздять його працівники. Можна затвердити як одну єдину, «середню» суму добових за один день у відрядженні по Україні (наприклад, 300 грн), так і створити цілу систему, «сітку» добових. Якщо з першим варіантом все зрозуміло, то можливості другого відображає таблиця нижче.

МОЖЛИВЕ НАПОВНЕННЯ ВНУТРІШНЬОГО ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ. ЩОДО ДОБОВИХ

Для прикладу можлива сума добових

розмір добових для «далеких» відряджень в межах області та інші області України

різні суми добових, що залежать від регіону чи міста відрядження

встановити більші суми добових для відряджень у міста Київ, Львів, Одеса, Дніпро, Дніпропетровськ, Харків чи прикурортні міста, так як особисті витрати працівника в них будуть вищими (наприклад, 130% від базової суми); добові витрати встановити для відряджень в межах одної територіальної громади (району) 100% базової суми.

390 грн – міста мільйонники;

зменшити добові, якщо було оплачено харчування в рахунку готелю

Схожу норму містить Інструкція № 59, то чому б її не запозичити у бюджетників? Так, можна оплачувати:

• 80% від розрахованої суми добових, якщо було одноразове харчування в готелі;
• 55% від розрахованої суми добових, якщо було дворазове харчування в готелі;
• 35% від розрахованої суми добових, якщо було триразове харчування в готелі

для відрядження в іншу область:

• 240 грн – якщо було одноразове харчування
• 165 грн – якщо будо дворазове харчування;
• 105 грн – якщо було триразове харчування в готелі

Щодо відряджень за кордон, то можна застосувати щось схоже, – тут все залежить від специфіки країн, до яких відряджаються працівники, а також на скільки часто відбуваються такі відрядження.

Ще один нюанс: встановлювати різні суми добових в залежності від посад працівників не рекомендуємо, так як базові потреби у харчуванні в усіх людей однакові незалежно від посади. Краще скористатися ідеєю про «представницькі» витрати.

Якщо підвищили розмір добових в ПКУ, то норми Положення можна переглянути.

При складання наказу про відрядження працівника надалі можна посилатися на Положення про відрядження («виплатити добові згідно п. 2 Положення про відрядження» і т.п.).

Документальне підтвердження добових

Те, що добові є витратами, які не потребують документального підтвердження, – не зовсім правда. Вони не потребують спеціального документального підтвердження . А це значить, що відсутній спеціальний документ, який підтверджував би добові. Для інших витрат на відрядження, наприклад, використовуються такі спеціальні документи: готель – рахунок готелю, проїзд – транспортний квиток, то тут такого одного документа немає. Так, документами, які підтверджують добові є:

• наказ керівника про відрядження, в якому визначаються період відрядження, з якого дня по який;
• квитки на проїзд, надані працівником, які непрямо свідчать про те, в який день він фактично вибув у відрядження та повернувся з відрядження;
• документи, які підтверджують виконання працівником певного завдання, яке пов’язане з господарською діяльністю підприємства, наприклад укладений договір, привезений товар тощо.

У законодавстві для «не бюджетників» про це ні слова. Однак у бюджетників це словосполучення – спеціальне документальне підтвердження – можна зустріти аж у двох документах: п. 15 розділу І Інструкції № 59 та в Інструкції по відрядженнях для військовослужбовців та СБУ (наказ СБУ від 03.10.2017 № 548). І, як і у випадку мінімального розміру добових, рекомендуємо звернути увагу на це всім, адже саме такої думки дотримується й ДПС, – податківцям тут байдуже, чи «бюджетника» вони перевіряють, чи ні (наприклад, хоча й давній лист ДПАУ від 18.06.2011 № 11327/6/15-0516, але з того часу підхід не змінився).

Увага: добові все ж таки на практиці повинні мати певне документальне підтвердження, адже цього хочуть податківці.

Оподаткування добових витрат

Добові витрати у звичайній ситуації, коли вони нараховані в межах податкової норми, не вважаються доходом працівника, а тому не оподатковуються. Ні ПДФО, ні військовим збором, ні ЄСВ. Не відображаються вони взагалі й у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Понаднормові добові. Однак добові потрапляють під оподаткування у ситуаціях, коли:

• нараховані понад добову норму пп. «а» п. 170.9.1 ПКУ, тобто для 2024 року склали більше 710 грн/день (Україна) чи 80 євро (за кордон);
• нараховані за день, коли відрядження працівника за податковими правилами не визнається. Наприклад, у ситуації, коли працівник затримався на день-два чи більше у відрядженні без погодження цього з керівником, тобто це дні, які не покриваються наказом про відрядження і на них не було видано наказ про продовження відрядження. Сюди ж належить ситуація, коли день початку відрядження та дата «виїзного» квитка не співали (те ж саме по завершенню відрядження);
• працівник не подав підтвердних документів після повернення з відрядження у визначені терміни. Тоді вся сума добових стає понаднормовою;
• відрядження не можна пов’язати з господарською діяльністю підприємства. Це вже випадок «прискіпливої» перевірки ДПС (про документальне оформлення добових – див. вище).

У ситуаціях перевищення норми добові розглядаються як додаткове благо, що отримав працівник і в такій понаднормовій сумі підлягають оподаткуванню. Наприклад, добові були призначені 800 грн для поїздки в Київ. Тоді 710 грн не оподатковуються, а 90 грн за кожний день мають бути оподатковані та відображені у Додатку 4ДФ . Це ж саме стосується оплати «самовільних» чи не відзвітованих днів відрядження.

Як же тоді оподатковуються добові? Так, як і для будь-якого додаткового блага:

• визначається база нарахування ПДФО шляхом множення суми перевищення норми на так званий «натуральний» коефіцієнт (=1/(1–0,18) = 1,21951);
• рахується ПДФО з попередньо визначеної бази за ставкою 18%;
• військовий збір обчислюється рахуємо з самої суми понаднормових добових за ставкою 1,5% – тобто без використання «натурального» коефіцієнта.

Попри оподаткування понаднормової суми добових як додаткового блага, у самому Додатку 4ДФ, такі понаднормові витрати по відрядженню йдуть не під кодом додаткового блага «126», а під кодом «118». ДПС формально понаднормові добові як «додаткове благо», так як так як оподаткування базується на п. 170.9 ПКУ, а не п. 164.2 ПКУ, як усіх додаткових благ. Однак сутність і порядок розрахунку податків такі ж, як і для додаткового блага.

Увага: «118» – код понаднормових добових у Додатку 4ДФ.

Сплатити такий ПДФО і ВЗ треба в день погашення заборгованості перед працівником за відрядженням, але не пізніше 30-го числа місяця, який наступає за останнім днем місяця, в якому були такі понаднормові добові і подані підтвердні документи по завершенню відрядження (пп. 168.1.2 ПКУ, пп. 168.1.5 ПКУ).

Увага: Оподаткування понаднормових добових:

• ПДФО = (добові – 710,00)×1,21951×0,18.
• ВЗ = (добові – 710,00)×1,5%;
• ЄСВ – відсутній

ЄСВ на понаднормові добові не нараховується на відміну від інших додаткових благ. Причина тут не в тому, що добові не входять до фонду оплати праці, а більше через те, що добові згадуються у Переліку видів виплат, які не обкладаються ЄСВ з постанови КМУ від 22.12.2010 № 1170. І там немає нічого про поділ добових на оподатковувану та неоподатковувану частину.

Розрахунок добових на відрядження 2024

Для розрахунку добових користуємося такими правилами:

• кількість днів відрядження рахуємо по наказу по відрядженню. Однак перевіряємо, щоб дні початку та закінчення відрядження співпадали з датами відповідних транспортних квитків. Пріоритет мають саме транспортні квитки. Якщо відрядження відбувається на службовому автомобілі, то дана проблема знімається;
• для розділення днів відрядження користуємося правилом «24:00». Якщо за транспортним квитком вибуття у відрядження сталося 28 січня о 23:57, то саме 28 січня вважається початком відрядження, хоча всього на цей день припало 3 хвилини. Так само й при прибутті;
• мінімальна кількість днів відрядження – один день. Навіть якщо працівник був у ньому всього лише годину, зараховується вся доба;
• вихідні, святкові, неробочі дні, якщо вони припали на дня відрядження за наказом, – теж рахуються і по ним нараховуються добові;
• якщо працівник затримався у відрядженні поза термін визначений наказом, то або видається наказ на продовження відрядження, або по таким дням добові взагалі не нараховуються;
• якщо день прибуття з відрядження співпадає з днем вибуття в нове відрядження (накладка), то такий день рахується тільки один раз і добові нараховуються один раз, а не двічі. До якого з відряджень – минулого чи нового – віднести такий день вирішує бухгалтер. Якщо до минулого, то тривалість нового відрядження треба зменшити на один день і навпаки. Роз’яснення є у листі Мінфіну від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854.

Розрахунок добових на відрядження за кордон 2024

Розрахунок добових по закордонних відрядженнях має такі особливості:

• час проїзду по території України рахується за нормами добових в межах України;
• час проїзду по території за кордоном – за нормами перебування на території країни;
• при закордонному відрядженні внаслідок коливань курсу валюти сума авансу може виявитися більшою, ніж сума добових витрат за кожний день за курсом НБУ.

Наприклад, працівник отримав 800 євро на 10 днів перед виїздом як добові (курс 39,9376 грн/євро). Однак курс євро впав з 7-го дня відрядження до 39,01245 грн/долар. Різниця в курсі складає 0,92515 (=39,9376 – 39,01245). За 4 дні це буде 0,92515 ×80×4 ≈ 296,05 грн. Цю суму треба або отримати від нього назад у гривні після подачі підтвердних документів по відрядженню, або оподаткувати як додаткове благо, так як виходить, що працівник:

• за останні 4 дні отримав 12780,03 грн (= 4×80×39,9376);
• звітує ж лише за 12483,98 грн (= 4×80×39,01245).

Питання постає у тому, що вважати цим часом і з якого моменту включаються «закордонні» добові витрати? ДПС у своєму роз’ясненні в 103.17 ЗІР знову згадує «бюджетну» Інструкцію № 59, вимагаючи користуватися нею всім. Правила тут такі:

• «закордонний» розмір добових застосовується з моменту посадки на транспортний засіб, який ввіз працівника до іноземної держави;
• розмір добових у межах України застосовується, коли відбувається перша пересадка на транспортний засіб (або зупинка в готелі) на території України;
• якщо пересадка та вибуття (прибуття) відбуваються в один день, то теж береться «закордонний» розмір добових.

Отже, якщо пересадок (зупинок) на території України не було, то повністю все відрядження оплачується за закордонними нормами.

У консультації допоможемо розібратися, чим новий бланк відрізняється від попереднього, з якої дати його застосовувати та що вносити до кожного рядка звіту. Бонусом стануть зразок заповнення оновленого авансового звіту та пам’ятка щодо строків подання авансового звіту та діючих санкцій

Приклад 1 (пересадка і вибуття в один день). Працівниця їде з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Вона вибула 02.01.2024 р. з м. Чернігова і у цей же день пересіла на автобус у м. Києві, який доставив її на територію Польщі 04.01.2024 р. Усі 3 дні (02.01 – 04.01) рахуються за закордонними добовими.

Приклад 2 (день пересадки і день вибуття різні). Працівниця була направлена з м. Чернігова до м. Варшава (Польща). Вона вибула 02.01.2024 р. з м. Чернігова і у цей же день пересіла на поїзд у м. Києві, який доставив її до м. Львова уже на наступний день – 03.01.2024 р. У Львові – пересадка на автобус, що прямував на територію Польщі, куди вона прибула 04.01.2024 р. У такій ситуації:

• 1 день (02.01.2024 р.) рахується за українською нормою (710,00 грн);
• 2 дні (03-04.01.2024) рахується за закордонною нормою (80 євро).

Колеги! Запрошуємо взяти участь у безплатному вебінарі для бухгалтерів. Не пропустіть!