Аванс: яка це частина зарплати та у які терміни його необхідно виплачувати

Форма передоплати у вигляді грошової суми або інших матеріальних цінностей, виданих у рахунок заробітної плати, відповідних платежів за надані товари та послуги називається «авансом». Розмір авансу, строки та порядок виплат залежать від умов договору, які укладають між собою працівник та роботодавець та регламентуються чинним законодавством.

Поняття «Аванс» та «Завдаток»

Організації та підприємства виплачують аванс своїм співробітникам у рахунок загальної зарплати, витрат на відрядження та господарських витрат на підставі укладеного договору сторін (контракту), що гарантує виплату працівнику або виконавцю, передбачену обумовленими в ньому умовами. Тобто, це взаємні гарантії обох сторін щодо отримання співробітником належної йому винагороди.

Зовнішня торгівля розглядає аванс як будь-якого платежу, проведеного замовником рахунок загального зобов’язання досі відвантаження товару чи надання послуги. Повна передоплата виплачується дуже рідко – вона невигідна стороні імпортера.

Аванс обов’язковий під час поставок за умови кредиту і зазвичай встановлюється у вигляді 10-25% вартості контракту. Повернення передоплати забезпечується банківською гарантією за умови невиконання своїх зобов’язань експортером.

Як і завдаток, виплата є матеріальним підтвердженням реальності умов укладеного між сторонами договору, але на відміну від нього не є способом їх забезпечення. При виконанні умов договору вона йде на рахунок остаточного платежу відповідно до встановлених зобов’язань. У разі розірвання повертається повною мірою або частково, залежно від обумовлених умов.

Чи потрібно виплачувати працівникам аванс?

Відповідно до КзпПр виплата заробітної плати здійснюється не рідше 2-х разів на місяць з проміжком не більше 16 днів, але і не пізніше 7 днів після завершення періоду, за який проводиться виплата. Таким чином, невиплата зарплати за першу половину місяця (авансу) є прямим порушенням зобов’язання роботодавця та порушенням чинного трудового законодавства.

Виплата заробітної плати двічі на місяць – прямий обов’язок роботодавця, що підлягає чіткому виконанню незалежно від згоди працівника отримувати оплату своєї праці лише один раз на місяць. І навіть за умови, що він залишить відповідну письмову заявку, виплачувати зарплату один раз на місяць заборонено.

Терміни виплати авансу та зарплати

Виплата заробітної плати працівникам у деякі місяці раніше встановлених трудовим договором строків не є порушенням зобов’язання, що випливає із трудового договору. Вона оформляється документально, виданням відповідного наказу чи розпорядження із зазначенням точної дати зарплати та періоду, за який її виплачують. Кожен працівник має бути ознайомлений із цим документом.

За Законом України «Про оплату праці», аванс працівнику виплачується у сумі не меншій від кількості фактично відпрацьованих ним годин або робочих днів з 1-го до 15-го числа поточного місяця відповідно до розрахунку його окладу або тарифної ставки.

У листі Мінпраці зазначено, що першою половиною місяця є його початкові 15 календарних днів. Заробітну плату необхідно виплачувати з 1-го до 7-го числа наступного місяця. Головне, щоб виплати робилися не рідше 2 разів на місяць.

Можна встановити конкретні числа, на які будуть припадати виплати за авансом та за звітний період:

• тільки робочі дні – якщо день виплати співпадає зі святковим, вихідним чи неробочим днем, зарплата виплачується напередодні;
• зарплата виплачується не пізніше 7-го числа, (тобто з 1-го по 7-е), для дотримання проміжку не більше ніж 16 календарних днів, аванс варто виплачувати з 16-го по 22-е число.

З якого дня перераховувати аванс

Кількість робочих днів, відпрацьованих робітниками протягом першої половини місяця, може відрізнятися залежно від календаря, що впливає на суму фактичної оплати за відпрацьований час.

Аванс перераховується (незалежно від запиту працівником чи усної угоди сторін) лише у робочі дні — якщо він припадає напередодні з нагоди випадання його дати на святковий, вихідний чи неробочий день, строк заробітної плати за другу половину місяця залишається незмінним.

Якщо працівник вирушає у відпустку, що припадає на час видачі авансу, роботодавець не зобов’язаний платити його раніше встановленого терміну. Проведення платежу залежить від умов укладеного між сторонами договору — чи він виплачується перед відпусткою разом із відпускними, чи у день, коли планується отримувати зарплату.

В якому розмірі виплачувати аванс

Оплата визначається нормативним актом роботодавця або колективним договором, узгодженим з представництвом трудового колективу.

У законодавстві чітко зазначено, що розмір авансу (зарплати за першу половину місяця) не може бути меншим за оплату за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки працівника, що відповідає тексту статей 115 та 24 Закону про оплату праці.

Важливими є наступні моменти:

• у розрахунку авансу всі премії та доплати, матеріальні заохочення та компенсації не враховуються, а також трудова доплата на мінімальну зарплату;
• нарахування ведуться з «голої» тарифної ставки, а доплати та премії йдуть наприкінці місяця та входять до складу платежу за його другу частину;
• розмір передоплати залежить від відпрацьованого за фактом кількості часу працівником у проміжок, протягом якого її виплачують;
• відпрацьованим часом не вважаються дні хвороби та відпустки, відсутності на робочому місці з будь-яких інших причин, у той час як дні відрядження — це відпрацьований робочий час, який входить у суму платежу.

Мінімальна сума авансу

Розмір передоплати може бути менше оплати фактично відпрацьованого часу. Мінімальна сума авансу дорівнює окладу співробітника, поділеному на норму робочих днів конкретного місяця та помножену на відпрацьовані трудові години за період з 1-го до 15-го числа.

Облік додаткових виплат прописується у договорі, укладеному між сторонами (роботодавець та працівник) у вигляді мінімальних гарантій держави, що заробітна плата працівників не нижча за мінімум, встановлений законодавством.

Чи обкладається аванс ПДФО

Виплата передоплати та сплата нарахованого з неї ЄСВ, ПДФО та ПС проводиться на базі розрахунків без нарахування даних сум на момент її платежу.

ПДФО та військовий збір перераховуються до бюджету при нарахуванні доходу, що підлягає оподаткуванню, одним платіжним документом (для цього бухгалтер, відповідальний за нарахування трудової винагороди, подає необхідну заявку).

Зарплата, ЄСВ та ПДФО припадають на кінець місяця після надання бухгалтерії табеля обліку трудового часу.

Видача авансу працівникові, сплата нарахованого на його суму ЄСВ, утримані ПДФО та ПС проводяться без фактичних нарахувань авансу та утримань.

Особливості нарахування зарплати та авансу

Нарахування заробітної плати здійснюється раз на місяць, але виплати відбуваються двічі – одна з них аванс, а інша становить оплату праці за другу частину місяця.

Заробітна плата нараховується за повний місяць на підставі табеля обліку трудового часу. Під час утримання ПДФО обчислюється загальний місячний дохід, який підлягає оподаткуванню (заповнюється форма передбаченого зразка).

Аванс нараховують одним з наведених нижче способів:

• з мінімальної суми, меншою за яку він бути не може — за кількістю відпрацьованих днів за 1-у половину місяця відповідно до тарифної ставки або посадового окладу;
• як фіксована сума передоплати за умови повного відпрацювання робочого часу – у відсотковому співвідношенні до окладу або ставки, наприклад, 40-50% від її суми.

Скільки відсотків складає аванс від зарплати. Проведення авансу

Залежно та умовами робочого контракту чи договору, аванс може нараховуватися у відсотковому еквіваленті від окладу. Його встановлюють у 55-60% від ставки для зручності обліку кількості робочих днів у першій та другій половині місяця. У бухгалтерській справі зустрічається і передоплата 40-50% від заробітної плати.

Проведення авансу не формується під час проведення документа про зарплату та її видачу, за винятком депонування сум ЗП та використання транзитного рахунку, зазначеного у вихідному документі. Він є основою формування видаткового касового ордера при виплати через касу і платіжного доручення при нарахування через банк.

Під час проведення цих операцій проходять проведення за кожним працівником коштом, зазначені у реквізиті «сума» головного документа «виплата ЗП», потім дані переходять у відповідну графу розрахункової відомості. Нарахування можна робити за 1-2 робочі дні до передбачуваної дати виплати.

Приклад розрахунку авансу

Бухгалтери використовують два способи розрахунку, що не суперечать законодавству:

• у «брудній» формі за вирахуванням ВС та ПДФО, де розмір платежу варіюватиметься відповідно до кількості робочих днів у першій половині місяця;
• приклад: оклад — 6300 грн., «брудна» сума авансу за травень (з розрахунку 6300:21 роб. дн. грн. та військовий збір (3000*1.5%:100%) – 45 грн., співробітник отримає аванс у розмірі (3000 – 540-45) 2415 гривень;
• у вигляді «чистої» суми, що становить 60% від окладу, де «чиста» виплата переводиться в «брудну» з коефіцієнтом 1.242236, з якої вираховують ЗС та ПДФО;
• приклад: фіксована сума у вигляді 60% від окладу становить 3000 грн., «брудна» (3000*1.242236) – 3726. 71 грн., ПДФО (3726. 71*18%:100%) – 670.81 грн., ВС (3 *1.5%:100%) – 55.9 грн., співробітник отримає на руки (3726.71-670.81-55.9) 3000 гривень.

Інші особливості виплати авансу

Необхідно враховувати, що аванс слід виплачувати не лише відповідно до трудового договору чи контракту. Головне – не порушити чинного трудового законодавства, за яким кожен працівник підприємства повинен мати захист із боку держави.

До таких виплат не включаються різноманітні надбавки, премії, доплати компенсаційного та заохочувального характеру. Їх розрахунок та перерахування на картки персоналу виробляються у терміни, відведені для перерахування основної заробітної плати.

Порушення обов’язково спливають під час перевірок із боку фіскальних і контролюючих органів. Тому від бухгалтера вимагається певний рівень теоретичної та практичної підготовки, щоб правильно нараховувати аванс.

Порядок, за яким виплачується аванс, залежить також від системи оплати праці, якої дотримується підприємство чи установа. Для того, щоб видати аванс працівникам, що працюють на відрядній основі, знадобиться форма відрядного наряду, яку майстер видає до початку роботи.

Така форма фіксує як терміни виконання і план робіт, а й фактичну норму, виконану працівником, і навіть розцінки з його працю. Щоб розрахувати аванс, потрібно відрядну розцінку помножити на фактично досягнутий обсяг виробітку. Таку роботу оцінюють за кожним її видом окремо.

Аванс та доплати – що ще потрібно знати

Законодавство України про оплату праці насамперед захищає інтереси працівника, щоб не допускати свавілля з боку роботодавця. У цьому випадку йдеться про мінімальні гарантії щодо суми заробітної плати, що входить до авансу.

Загальний розмір оплати праці за минулий місяць не може бути меншим за рівень мінімальної заробітної плати (цей показник щорічно переглядається по кілька разів). У разі, коли фактично виплачений аванс плюс зарплата не досягають цього показника, то роботодавець повинен зробити донарахування та доплату фактично суми, що бракує. Однак, якщо виплачується аванс, то таку доплату робити не потрібно – її підприємство сплачує у підсумковій місячній винагороді персоналу.

Особливості контролю за сплатою необхідних податкових платежів

На окрему увагу в бухгалтерському обліку заслуговує нарахування та перерахування єдиного соціального внеску. І зовсім неважливо, в якій формі сплачується аванс та заробітна плата (готівковою, безготівковою або навіть натуральною).

Відповідно до Закону, що регламентує сплату єдиного внеску, фактичним свідченням того, що аванс було отримано працівником, є такі випадки:

• отримання в бухгалтерії готівкою;
• зарахування на карткові рахунки персоналу підприємства;
• перерахування третім особам, юридичним та фізичним, відповідно до платіжних доручень, підписаних працівниками;
• натуральний взаєморозрахунок як отримання персоналом товарів та послуг, рахунок якого може бути зарахований аванс;
• фактичні відрахування за платіжними листами та іншими бухгалтерськими документами, які добровільно підписали працівники підприємства (наприклад, у рахунок сплати аліментів або інших, обов’язкових за законодавством платежів).

Відповідно до закону, який регламентує контроль за перерахуванням та надсиланням єдиного соціального внеску, банківські установи наділяються функціоналом перевірки щодо повноти та своєчасності виплати авансових платежів із заробітної плати.

Тож у тому, щоб виконати платіжні доручення підприємств, їх співробітники зобов’язані проконтролювати виплату авансу персоналу. З цією метою одночасно бухгалтеру банку мають бути надані і розрахункові документи (листи), що підтверджують сплату сум єдиного соціального внеску.

У відсотковому та кількісному вираженні такі платіжні листи про сплату податків мають становити не менше ніж 1/3 від величини платіжок на виплату авансу персоналу. Довідка-розрахунок є обов’язковим додатком до фінансової документації, інакше банк матиме можливості для відмови.

Нарахування авансу зарплати в 2023 році

У статті розповімо про порядок нарахування авансу, розрахунок авансу заробітної плати, облік та оподаткування авансу, а також наведемо приклад нарахування авансу з заробітної плати.

Порядок нарахування авансу

Аванс заробітної плати (чи офіційна назва – оплата за першу частину місяця) є обов’язковим до нарахування.

Роботодавець має виплачувати зарплату працівникам регулярно в робочі дні не рідше 2-х разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 к.д., та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. У разі якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, виплата здійснюється напередодні (ч. 1 ст. 115 КЗпП).

Увага: нарахування авансу працівникам обов’язкове.

Першою половиною місяця вважається 15 к.д. місяця (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2010 № 912/13/155-10). Таким чином, аванс заробітної плати — це виплата зарплати за першу половину місяця – 15 к.д. з огляду на фактично відпрацьований часу. Виплачувати аванс варто у період із 16-го до 22-го числа.

Виняток, коли аванс не нараховують — працівник не працював у першій половині місяця жодного дня, наприклад був у відпустці без збереження заробітної плати або на лікарняному, у декреті (відпустці по вагітності та пологам).

Мінімальний розмір авансу 2023

Щоб розрахувати мінімальний розмір зарплатного авансу, розділіть оклад працівника на норму робочих днів у місяці і помножте на відпрацьований ним час за період з 1 по 15 число (лист Мінпраці від 09.12.2010 № 912/13/155-10).

Нарахування авансу заробітної плати

Розмір авансу не може бути меншим суми оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника (ч. 3 ст. 115 КЗпП, ч. 3 ст. 24 Закону № 108). Не вважаються відпрацьованим часом дні відпустки, перебування на лікарняному та час, який невідпрацьований з інших причин. Тобто дні відпустки, лікарняного слід виключити при розрахунку авансу – за ці дні зарплата (аванс) не нараховується.

Також при розрахунку суми авансу не враховують премії, доплати, надбавки, компенсаційні та заохочувальні виплати. Однак додаткові виплати можуть бути прописані у колективному договорі, але це уже понад мінімальні державні гарантії.

Нарахування авансу можна здійснювати двома способами:

• пропорційно відпрацьованим дням за першу половину місяця на базі посадового окладу (тарифної ставки) (з 1-го до 15-го числа місяця). Менше цієї суми аванс бути не може;
• у відсотках до посадового окладу (тарифної ставки) (наприклад, у розмірі 50-60%%). Тоді щомісяця аванс буде фіксованим за умови повного відпрацювання робочих днів.

Спосіб визначення авансу варто навести в колективному договорі.

Приклади нарахування авансу з заробітної плати

Приклад 1 (аванс, відпрацьовані усі дні). Оклад працівника у лютому 2023 року 6700 грн. З 01 по 15 лютого 2023 р. ним відпрацьовано усі 11 днів (переносу робочих днів не було), або 88 год. Всього кількість робочих днів у лютому – 20, а робочих годин – 160. Якщо розраховувати суму авансу:

• першим способом — 88/160×6700 грн = 3685 грн (мінімальний розмір авансу);
• другим способом — 6700 грн×0,5 = 3350 грн.

Виплачуємо працівнику 3685 грн.

Приклад 2 (аванс, неповністю відпрацював). Працівник з прикладу 1 відпрацював лише 6 робочих днів (48 год), а решту був у відпустці за власний рахунок. Рахуємо аванс:

• першим способом – 48/160 ×6700 грн = 2010 грн (мінімальний розмір авансу);
• другим способом – 48/88×3350 грн = 1827,27 грн.

Як бачимо на прикладах 1 та 2, аванс першим способом виходить дещо більшим. Однак тоді першим способом меншою буде й зарплата за другу половину місяця. Може вийти й більшою сума авансу другим способом – все залежить від кількості робочих днів у період з 01 по 15-е число та в місяців у цілому.

Оподаткування зарплатного авансу

Як правило, аванс не включає премії, доплати, надбавки, та інші виплати. Їх нараховують наприкінці місяця, а виплачують відповідно у строки, установлені для виплати зарплати за другу половину місяця.

Під час кожної виплати авансу заробітної плати роботодавець зобов’язаний сплатити ПДФО, військовий збір та ЄСВ (лист ДФС від 28.09.2015 № 20527/6/99-99-17-02-01-15).

Виплачують аванс та сплачують нарахований ЄСВ, утриманий військовий збір і ПДФО на підставі розрахунків, але без нарахування відповідних сум на момент такої виплати. Зарплату, ЄСВ, ПДФО та військовий збір нараховують наприкінці місяця після подання до бухгалтерії табеля обліку робочого часу.

До суми авансу податкову соціальну пільгу (ПСП) не застосовують. Позаяк ПСП згідно з пп. 169.2.1 ПКУ застосовують до нарахованого платнику податку місячного доходу у вигляді зарплати. Адже під час нарахування зарплати за першу половину місяця неможливо порівняти суму доходу з граничною сумою, яка надає право на застосування ПСП. Саме тому податкову пільгу застосовують до остаточної суми зарплати, а не до авансу.

Під час виплати авансу не потрібно дотримуватися вимоги про сплату ЄСВ з розміру мінзарплати. Для виконання такої вимоги потрібно знати розмір бази нарахування за місяць. Тому стежити за цим доведеться під час нарахування зарплати за місяць.

Увага: вимогу про сплату ЄСВ із розміру мінзарплати не застосовують під час виплати авансу.

Перераховують ПДФО та військовий збір під час виплати оподатковуваного доходу двома платіжними документами (адже коди надходжень різні, а відповідно, й рахунки, на які їх зараховують). Банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування цього податку до бюджету (пп. 168.1.2 ПК). У випадку, якщо зарплату виплачують у натуральній формі або з каси підприємства, податки сплачують протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такої виплати (пп. 168.1.4 ПК).

Нарахований ЄСВ роботодавець сплачує під час кожної виплати заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) одночасно з видачею зазначених сум (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI; далі — Закон № 2464).

Якщо аванс на зарплату установлено в розмірі, що підлягає видачі на руки, необхідно визначити умовну суму авансу, із якої буде утримано ПДФО та військовий збір. Для цього розмір авансу «на руки» потрібно помножити на коефіцієнт 1,242236.

Тобто якщо працівникові мають виплатити аванс у розмірі 4000 грн, то нарахувати потрібно 4968,94 грн (4000 грн × 1,242236). Це умовна сума, яку не відображають ані в бухгалтерському, ні в податковому обліку. Вона потрібна лише для виплати авансу банком.

Отже, на момент, коли виплачуєте аванс та сплачуєте з нього податки, фактично їх не нараховуйте.

Допоможемо правильно заповнити Податковий розрахунок та його додатки, зокрема Д1, 4ДФ, Д5, Д6. Підкажемо, на які реквізити звернути особливу увагу та як виправляти помилки

Облік зарплатного авансу

На прикладі покажемо, як відобразити в обліку виплату зарплатного авансу. Бухгалтерські проведення з виплати авансу будуть такими, як наведено у таблиці нижче. Для розрахунку суми ЄСВ, ПДФО та військового збору можна при виплаті авансу можна скористатися пропорцією на основі співвідношення: сума авансу/сума очікуваної зарплати за місяць. Головне, щоб суми ЄСВ і податків сплачених з зарплати за першу та другу половину місяця зійшлися з нарахованими у цілому за місяць.

Приклад 3 (виплата авансу, ЄСВ та податки). За лютий 2023 року маємо таку ситуацію:

• очікувана сума зарплати за місяць – 7800 грн (оклад + стандартні премія, доплати й надбавки);
• виплачуваний аванс – 3575 грн;
• співвідношення між авансом та всією зарплатою: 3575/7800 = 0,4583.

Очікувані ЄСВ й податки з місячної зарплати:

• ЄСВ = 7800 грн ×0,22 = 1716 грн;
• ПДФО = 7800 грн ×0,18 = 1404 грн;
• ВЗ = 7800 грн ×0,015 = 117 грн.

ЄСВ й податки при виплаті авансу:

• ЄСВ = 1716 грн ×0,4583 = 786,44 грн;
• ПДФО = 1404 грн ×0,4583 = 643,45 грн;
• ВЗ = 117 грн ×0,4583 = 53,62 грн.

БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ВИПЛАТИ АВАНСУ

Господарська операція